Sposoby przyjmowania i załatwiania spraw - przedszkole163.bip.warszawa.pl

Sposoby przyjmowania i załatwiania spraw są zgodne z instrukcja kancelaryjną Przedszkola nr 163. Określają one zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych. Określone w instrukcji tryb i zasady wykonywania czynności kancelaryjnych zapewniają jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą dokumentów w Przedszkolu 163 w Warszawie.

W postępowaniu z dokumentami stanowiącymi tajemnicę służbową (poufnymi) stosuje się niniejszą instrukcję, z uwzględnieniem przepisów w sprawie szczegółowych zasad i sposobu postępowania z wiadomościami stanowiącymi tajemnicę państwową i służbową.

Do podstawowych czynności kancelaryjnych należy: przyjmowanie i rozdział korespondencji oraz przesyłek, sporządzanie czystopisów pism oraz ich powielanie, wysyłanie korespondencji i przesyłek, przyjmowanie i nadawanie telegramów, telefonogramów, faksów oraz obsługa poczty elektronicznej itp., udzielanie informacji interesantom, a w razie potrzeby kierowanie ich do właściwych osób.

Czynności kancelaryjne w placówce wykonują:

• dyrektor ,
• osoby odpowiedzialne za merytoryczne załatwienie danej sprawy,
• pracownicy upoważnieni przez dyrektora placówki .

Przyjmowanie i obieg korespondencji:

• Korespondencję przyjmuje kierownik gospodarczy, a pod jego nieobecność dyrektor przedszkola.
• Przyjmując przesyłki przekazywane drogą pocztową, zwłaszcza polecone i wartościowe, osoba uprawniona sprawdza prawidłowość zaadresowania oraz stan opakowania. W razie stwierdzenia uszkodzenia, sporządza się adnotację na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru.
• Przesyłki specjalnego rodzaju to dokumenty typu - telegramy, telefonogramy, faksy, poczta elektroniczna, pisma organów naczelnych i centralnych, pisma procesowe, paczki, listy polecone, ekspresowe, przesyłki wartościowe. Na telegramach, telefonogramach oprócz daty wpływu zamieszcza się godzinę i minutę przyjęcia, a na telefonogramach - także imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe nadającego i przyjmującego.
• Dyrektor przedszkola otwiera wszystkie przesyłki, z wyjątkiem:  adresowanych imiennie, które przekazuje adresatom, wartościowych, lub stanowiących tajemnicę służbową (poufne), które przekazuje właściwej osobie lub komórce organizacyjnej.
• Dyrektor lub inna osoba funkcyjna przeglądająca korespondencję decyduje, którą korespondencję załatwia sam oraz przydziela pozostałą korespondencję do załatwienia innym osobom.
• Jeżeli korespondencja dotyczy spraw wchodzących w zakres działania (czynności) różnych pracowników, przekazuje się ją pracownikowi, do którego należy załatwienie sprawy w podstawowym zakresie.
• Obieg korespondencji między pracownikami odbywa się za pośrednictwem kancelarii dyrektora.
• Wewnętrzny obieg akt między pracownikami odbywa się za pośrednictwem sekretariatu.
• Obieg akt odbywa się bez pokwitowania. Za pokwitowaniem doręcza się wyłącznie akta, co do których obowiązek kwitowania wynika z odrębnych przepisów.

System kancelaryjny

W placówce obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt. Wykaz akt stanowi jednolitą, rzeczową klasyfikację akt powstających w toku działalności placówki oraz zawiera ich kwalifikację archiwalną. Obejmuje on wszystkie zagadnienia z zakresu działalności placówki, oznaczone w poszczególnych pozycjach symbolami, hasłami i kategorią archiwalną. Wykaz ten służy do oznaczania, rejestracji, łączenia i przechowywania akt.

Rejestracja spraw

• Rejestracja spraw polega na wpisaniu pisma rozpoczynającego sprawę do spisu spraw, założonego zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt.
• Spis spraw prowadzi się w dzienniku korespondencji.
• Sprawę (nie pismo) rejestruje się tylko jeden raz na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie otrzymanego z zewnątrz lub sporządzonego wewnątrz placówki. Dalszych pism w danej sprawie nie wpisuje się do spisu spraw, lecz dołącza do akt sprawy w porządku chronologicznym.
• Kancelaria dyrektora, po otrzymaniu pisma do załatwienia, sprawdza, czy pismo dotyczy sprawy już wszczętej, czy też rozpoczyna nową sprawę. W pierwszym wypadku pismo dołącza do akt sprawy (poprzedników), w drugim, przed przystąpieniem do załatwienia – rejestruje jako nową sprawę.

Załatwianie spraw

• Przy pisemnym załatwieniu sprawy stosuje się następujące formy: odręczną i korespondencyjną,
• Forma odręczna jest skróconym sposobem załatwienia sprawy i polega na sporządzeniu, po zarejestrowaniu sprawy – bezpośrednio na otrzymanym piśmie – zwięzłej odpowiedzi załatwiającej sprawę, lub na sporządzeniu na nim odręcznej notatki wskazującej sposób jej załatwienia.
• Forma korespondencyjna polega na sporządzeniu pisma załatwiającego sprawę.

Załatwienie sprawy może być:

• tymczasowe – gdy zachodzi potrzeba przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego,
• ostateczne – gdy odpowiedź udzielona stronie załatwia sprawę co do jej istoty (merytorycznie) albo w inny sposób kończy sprawę w danej instancji.

Przy sporządzaniu kopii pisma lub dokumentu należy umieścić pod tekstem klauzulę zgodności z oryginałem, a także datę, podpis osoby stwierdzającej zgodność treści. Sprawy załatwiane są według kolejności ich wpływu i stopnia pilności. Każdą sprawę załatwia się oddzielnym pismem bez łączenia jej z inną sprawą, nie mającą z nią bezpośredniego związku.

Wysyłanie i doręczanie pism

Korespondencja może być przekazywana odbiorcy w postaci pisma wysyłanego: przesyłką listową, faksem, na nośniku informatycznym wysyłanym przesyłką listową, pocztą elektroniczną.

Przechowywanie i przekazywanie akt

W celu przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych, placówka prowadzi składnicę akt. Sposób przekazywania akt do składnicy oraz zakres jej działania reguluje odrębny dokument :„ Instrukcja organizacji i działania składnicy akt”.

Wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych

Dopuszcza się szerokie wykorzystanie informatyki w placówkach oświatowych, pod warunkiem ochrony przechowywanych w zbiorach informatycznych danych, w tym zwłaszcza danych osobowych, jeśli ich gromadzenie dopuszcza ustawa.

Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych

• Nadzór ogólny nad prawidłowym wykonywaniem przez pracowników placówki czynności kancelaryjnych należy do obowiązków dyrektora.
• Obowiązki dyrektora w zakresie nadzoru polegają na sprawdzaniu prawidłowości stosowania instrukcji kancelaryjnej przez pracowników, udzielaniu im wskazówek w tym zakresie.

Do obowiązków dyrektora lub wyznaczonej osoby należy dopilnowanie, aby ukazujące się przepisy prawne i inne akty normatywne docierały do zainteresowanych pracowników, w celu umożliwienia im zapoznania się z ich treścią.